Vnitřní oznamovací systém

Vnitřní předpis o ochraně oznamovatelů

I.

Předmět úpravy

1. Tento vnitřní předpis upravuje:
   1. Postup pro přijímání oznámení dle zákona č. 171/2023 Sb., zákon o ochraně oznamovatelů, (dále jen „zákon o ochraně oznamovatelů“) ve spojení se zákonem č. 253/2008 Sb., zákon o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, (dále jen „AML“), jakož i způsob vyřizování takového oznámení a způsob nakládání se získanými informacemi z takového oznámení (vnitřní oznamovací systém),
   2. Příslušnost, postavení, oprávnění a povinnosti příslušné osoby u Unicareal s.r.o. k přijímání a vyřizování oznámení o možném protiprávním jednání podle zákona o ochraně oznamovatelů (dále jen“ povinná osoba“),
   3. Práva a povinnosti osoby, která oznámení o možném protiprávním jednání podle zákona o ochraně oznamovatelů učinila (dále jen „oznamovatel“).

II.

Příslušnost a působnost

1. Příslušná osoba přijímá a vyřizuje oznámení podle tohoto předpisu od osoby, která pro Unicareal s.r.o. vykonává nebo vykonávala práci nebo obdobnou činnost, nebo od osoby, která byla nebo je s Unicareal s.r.o. v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti.
   1. prací nebo jinou obdobnou činností se rozumí:
      1. zaměstnání,
      2. služba,
      3. samostatná výdělečná činnost,
      4. výkon práv spojených s účastí v právnické osobě,
      5. výkon funkce člena orgánu právnické osoby, který je do funkce volen, jmenován či jinak povolán,
      6. správa svěřeneckého fondu,
      7. dobrovolnická činnost,
      8. odborná praxe, stáž nebo
      9. výkon práv a povinnosti vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění.
   2. Unicareal s.r.o. jakožto povinný subjekt dle zákona o ochraně oznamovatele tímto vylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro Unicareal s.r.o. nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost ve smyslu ustanovení § 9 odst. 2) písm. b) odst. 3 zákona o ochraně oznamovatelů.
2. Oznámení dle Čl. II. odst. 1. obsahuje informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u Unicareal s.r.o., kdy toto protiprávní jednání
   1. má znaky trestného činu,
   2. má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100.000,- Kč,
   3. porušuje zákon o ochraně oznamovatelů, nebo
   4. Porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů, daně z příjmu právnických osob, předcházení legalizace výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ochrany spotřebitele, souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti, bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích, ochrany životního prostředí, bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví, radiační ochrany a jaderné bezpečnosti, hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek, ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví, ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů, ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.
3. Oznámení dle Čl. II. odst. 1. obsahuje údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele; má se za to, že údaje o totožnosti oznamovatele jsou pravdivé. Oznámení nemusí obsahovat údaje podle věty první, pokud bylo podáno osobou, jejíž totožnost je příslušné osobě známa.

III.

Příslušná osoba

1. Unicareal s.r.o. tímto sděluje, že příslušnou osobou ve smyslu tohoto vnitřního předpisu, jakož i ve smyslu zákona o ochraně oznamovatelů, je Ivana Slavíčková.
2. Příslušné osobě nelze udělovat pokyny, ani její činnost jinak ovlivňovat způsobem, který by mařil nebo ohrožoval její řádný výkon.
3. Podá-li oznámení osoba, u které lze vzhledem k jejímu poměru vůči příslušné osobě důvodně pochybovat o nestrannosti příslušné osoby, příslušný osoba o této skutečnosti oznamovatele poučí a poučí ho o právu podat oznámení prostřednictvím vnějšího oznamovacího systému v působnosti Ministerstva spravedlnosti.
4. Příslušná osoba je při posuzování důvodnosti oznámení ve smyslu článku V. tohoto předpisu oprávněna:
   1. požadovat sdělení údajů a předložení nebo zpřístupnění listin, audiovizuálních a digitálních záznamů a jiných věcí po povinném subjektu, které mohou souviset s oznámením,
   2. pořizovat si z předložených nebo zpřístupněných listin, audiovizuálních a digitálních záznamů a jiných věcí dle odst. 4. písm. a. elektronické obrazy, výpisy, opisy a/nebo kopie,
   3. vstupovat do všech prostor v Unicareal s.r.o., které mohou souviset s oznámením,
   4. požadovat od zaměstnanců Unicareal s.r.o. v přiměřené lhůtě zpracování písemného odborného stanoviska ke skutkovým a právním otázkám souvisejícím s oznámením,
   5. požadovat od zaměstnanců či osob pro Unicareal s.r.o.  vykonávající práci ve smyslu tohoto předpisu ústní vysvětlením, jehož podání mohou odmítnout; o možnosti odmítnou podání vysvětlení musí příslušná osoba poučit.

IV.

Přijímání oznámení

1. Příslušná osoba přijímá oznámení písemně nebo ústně. Na žádost oznamovatele přijme příslušná osoba oznámení osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal. Nelze-li lhůtu dodržet z důvodů na straně oznamovatele, poznamená příslušná osoba tuto skutečnost do spisu.
2. Písemným oznámením podle Čl. IV. odst. 1. se rozumí:
   1. Emailová zpráva na adresu [email protected],
   2. Písemně na adresu Unicareal s.r.o., Hlinky 44/112a, Brno s označenou obálkou „pouze k rukám příslušné osoby“
3. Ústním oznámení podle Čl. IV. odst. 1. se rozumí:
   1. Telefonické oznámení na číslo 774740 346,
   2. Osobně po domluvě s příslušnou osobou dle Čl. IV. odst. 1. věty druhé.

V.

Vyřizování oznámení

1. Příslušná osoba bezodkladně písemně vyrozumí oznamovatele o přijetí oznámení, nejdéle však do 7 dnů ode dne přijetí oznámení. Věta první se nepoužije, jestliže je zřejmé, že by takovým postupem byla prozrazena totožnost oznamovatele nebo pokud o to oznamovatel požádá.
2. Příslušná osoba posoudí důvodnost informací uvedených v oznámení a písemně vyrozumí oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím. Věta druhá odstavce 1. se použije obdobně.
3. Pokud oznámení neobsahuje všechny potřebné informace či údaje, vyzve příslušná osoba oznamovatele k jejich doplnění.
4. Není-li při posuzování důvodnosti zjištěno protiprávní jednání podle čl. II. odst. 2., poučí příslušná osoba oznamovatele ve lhůtě podle odstavce 2. o právu podat oznámení Ministerstvu spravedlnosti a/ nebo (v případech dle AML zákona) příslušnému orgánu veřejné moci.
5. Bylo-li při posuzování důvodnosti zjištěno možné protiprávní jednání, příslušná osoba, je-li to možné s ohledem na zachování důvěrnosti totožnosti oznamovatele a osoby podle čl. VIII. odst. 2., bez zbytečného odkladu navrhne XXX opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu.
6. Příslušná osoba písemně vyrozumí oznamovatele o výsledku každé fáze vyřizování oznámení bezprostředně po tom, co byla ukončena, nejdéle však do 90 dnů ode dne přijetí oznámení. Kromě výsledku posouzení důvodnosti informací uvedených v oznámení informuje zejména o:
   1. ochraně, který oznamovateli na základě podaného oznámení náleží,
   2. zjištěném protiprávním jednání,
   3. navržených preventivních nebo reparativních opatření a důvodech jejich navržení,
   4. přijatých preventivních nebo reparativních opatření a jejich důvodnosti,
   5. jiném způsobu vyřízení oznámení.

VI.

Evidence oznámení

1. Příslušná osoba vede v elektronické podobě evidenci údajů o přijatých oznámením, a to v rozsahu:
   1. datum přijetí oznámení,
   2. jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele,
   3. shrnutí obsahu oznámení,
   4. datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a jeho výsledek,
   5. navržená a/ nebo přijatá preventivní a/nebo reparativní opatření.
2. Příslušná osoba uchovává oznámení a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení.
3. Do evidence podle odstavce 1. a k oznámením a dokumentům uchovávaným podle odstavce 2. má přístup pouze příslušná osoba.

VII.

Zpracování osobních údajů

1. Na zpracování osobních údajů v souvislosti s oznámením se nevztahuje povinnost posouzení vlivu zpracování osobních údajů na ochranu osobních údajů.
2. Osobní údaje se ve vztahu k oznámení zpracovávají na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení Evropského parlamentu a Rady 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“).
3. Zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu ustanovení čl. 9 odst. 1 GDPR je možné ve vztahu k oznámení zpracovávat na základě čl. 9 odst. 2 písm. e), f) nebo g) GDPR.
4. Informační povinnost ve smyslu ustanovení čl. 13 a 14 GDPR, jakož i žádosti o přístup k osobním údajům je nutné plnit za současného zachování důvěrnosti ve smyslu zákona o ochraně oznamovatelů, jakož i ve smyslu tohoto předpisu.

VIII.

Přestupky oznamovatelů

1. Oznamovatel se dopustí přestupku tím, že podá vědomě nepravdivé informace.
2. Za přestupek dle odstavce 1. je možné oznamovateli ve smyslu ustanovení §23 zákona o ochraně oznamovatelů uložit pokutu do 50.000,- Kč.

IX.

Ochrana před odvetnými opatřeními

1. Odvetným opatřením se rozumí jednání nebo jeho opomenutí v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností oznamovatele podle ustanovení § 2 odst. 3 a 4 zákona o ochraně oznamovatelů, které bylo vyvoláno učiněním oznámení a které oznamovateli nebo osobě podle odstavce 2. může způsobit újmu; při splnění těchto podmínek je odvetným opatřením zejména:
   1. rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou,
   2. zrušení právního vztahu založeného dohodou o pracovní činnosti nebo dohodou o provedení práce,
   3. odvolání z místa vedoucího zaměstnance uložení kárného opatření nebo kázeňského trestu,
   4. snížení mzdy nebo odměny,
   5. nepřiznání osobního příplatku,
   6. přeložení nebo převedení na jinou práci,
   7. negativní služební hodnocení nebo pracovní posudek,
   8. neumožnění odborného rozvoje,
   9. změna pracovní doby,
   10. vyžadování lékařského posudku nebo pracovně lékařské prohlídky,
   11. výpověď, odstoupení od pracovní smlouvy nebo okamžité zrušení pracovního poměru,
   12. zásah do práva na ochranu osobnosti.
2. Odvetnému opatření nesmí být vystaven oznamovatel ani:
   1. osoba, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem oznámení, podání oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti,
   2. osoba, která je ve vztahu k oznamovateli osobou blízkou ve smyslu zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník,
   3. osoba, která je zaměstnancem nebo kolegou oznamovatele,
   4. osoba oznamovatelem ovládaná,
   5. právnická osoba, v níž má oznamovatel účast, osoba ji ovládající, jí ovládaná osoba nebo osoba, která je s touto právnickou osobou ovládaná stejnou ovládající osobou,
   6. právnická osoba, jejíhož voleného orgánu je oznamovatel členem, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládající stejnou ovládající osobu,
   7. osoba, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 a 4 zákona o ochraně oznamovatelů, nebo
   8. svěřenecký fond, jehož je oznamovatel nebo právnická osoba podle písmene e. nebo f. zakladatelem nebo obmýšleným nebo ve vztahu k němuž jsou oznamovatel nebo právnická osoba podle písmene e. nebo f. osobou, který podstatným způsobem zvýší majetek svěřeneckého fondu smlouvou nebo pořízením pro případ smrti.

X.

Účinnost

1. Tento vnitřní předpis se vydává na dobu neurčitou a nabývá účinnosti dne 1.8.2023.